Reuniones de Órganos de Administración y Asambleas Anuales en el marco de la Emergencia Sanitaria.

La Federación del Nucleamiento Empresarial del Noroeste Bonaerense (FNENB), informa a través de la Federación Economica de la Provincia de Buenos Aires (FEBA), sobre la: Prórroga de obligatoriedad de presentación de Documentación Anual ante la Dirección Provincial de Personas Jurídicas.- Posibilidad de celebrar Reuniones de Órgano de Administración y Asambleas, a distancia, a través de medios o plataformas digitales o informáticas.

Ante la emergencia pública en materia de sanidad, establecida por el Poder Ejecutivo Nacional, mediante Decreto de Necesidad y Urgencia N°260/2020, y el  aislamiento social, preventivo y obligatorio dispuesto desde el día 20 de marzo hasta el día 26 de Abril (existiendo la posibilidad de ser prorrogado nuevamente), resulta importante determinar, cómo opera esta situación ante la necesidad de las Cámaras Empresarias de celebrar las Asambleas Anuales y presentar documentación asamblearia ante la Dirección Provincial de Personas Jurídicas.

A.- Prórroga de obligatoriedad de presentación de Documentación Anual ante la Dirección Provincial de Personas Jurídicas.

Cabe desatacar que la presentación de la documentación asamblearia ante el Organismo de Contralor es un requisito ineludible para la expedición del certificado de vigencia, así como para comunicar y registrar ante el Organismo de Contralor la designación de nuevas autoridades electas en la Asamblea General Ordinaria.

En este estado, existen dos supuestos a considerar, dependiendo de la situación en que se pueden encontrar las Cámaras.

1) Que se haya celebrado la Asamblea Anual y resulte necesario presentar la documentación ante la Dirección de Personas Jurídicas; o 2) Que, en el marco de la emergencia sanitaria, no se haya podido celebrar la Asamblea General Ordinaria.

1) Asamblea Celebrada: Presentación de la Documentación ante la DPPJ.

Si la Cámara ya celebró la Asamblea General Ordinaria, a efectos de aprobar el ejercicio económico correspondiente y, en su caso, designar autoridades, el artículo 292 de la Disposición 45/2015 de la Dirección Provincial de Personas Jurídicas, (reformado por Disp. 53/2016) impone la obligación de presentar, dentro de los 120 días corridos de cerrado el ejercicio económico,  la documentación asamblearia  ante la Dirección de Personas Jurídicas.

En este sentido, en el marco de la emergencia sanitaria, la Dirección de Personas Jurídicas dictó la Disposición 12/2020 mediante la cual dispuso distintas medidas, en materia de contralor de Asociaciones Civiles.

Dentro de las medidas que fueron adoptadas, en particular corresponde destacar las siguientes:

a) Se concede una prórroga especial por el plazo de CIENTO OCHENTA (180) DÍAS para la presentación de documentación post asamblearia respecto de actos de carácter ordinario y que debiesen celebrarse durante el término de la emergencia sanitaria declarada por el Decreto N° 132/2020.

b) Se establece en ciento ochenta (180) días el plazo mínimo de duración de todos los certificados de vigencia de asociaciones civiles que se extiendan durante el término de la emergencia sanitaria.

c) Se autorizar por el plazo de ciento ochenta (180) la remisión por medios de comunicación electrónicos a distancia de documentación pre y post asamblearia de asociaciones civiles.

Para este último supuesto, se determinó que la documentación debería remitirse al correo contralor.dpp@mjus.gba.gob.ar (este correo fue modificado y en la actualidad la documentación debe remitirse a la dirección de correo  contralor.doc@gmail.com)

En atención a lo expuesto, las Cámaras asociadas no tienen obligación de presentar la documentación asamblearia, por lo menos por 180 días (plazo que podría volver a prorrogarse dependiendo de la situación sanitaria del país).

2) Asamblea no celebrada por la imposibilidad decretada en la emergencia.

El Poder Ejecutivo Nacional dictó el DNU 297/2020 estableciendo que todas las personas que habitan en el país o se encuentren en él en forma temporaria, deben cumplir con un “aislamiento social, preventivo y obligatorio” desde el 20 hasta el 31 de marzo. Esta medida preventiva fue prorrogada hasta el 26 de Abril inclusive, a través del  Decreto 355/2020.

En este marco, hay asociaciones que no han podido celebrar las Asambleas anuales dentro del plazo fijado estatutariamente.

Las asociaciones que aún no habían convocado a la Asamblea General Ordinaria, se encuentran amparadas por la Disposición 12/2020 de la DPPJ que estableció una “prórroga especial por el plazo de CIENTO OCHENTA (180) DÍAS para la presentación de documentación post asamblearia respecto de actos de carácter ordinario y que debiesen celebrarse durante el término de la emergencia sanitaria declarada por el Decreto N° 132/2020.

Aquellas asociaciones que habían convocado a Asambleas, deberán disponer su suspensión, mediante la forma de comunicación establecida estatutariamente, para luego, una vez que resulte posible, realizar una  nueva convocatoria.

Sin perjuicio que la situación es de público conocimiento, resultaría aconsejable que, al momento de la celebración de la Asamblea, el presidente o secretario  de la Cámara, explique someramente la razón del llamado a la Asamblea fuera del plazo estatutariamente establecido, dejando asentado en el acta la correspondiente justificación.

B.- Posibilidad de celebrar Reuniones de Órgano de Administración y Asambleas, a distancia, a través de medios o plataformas digitales o informáticas.

El contexto social que atraviesa nuestro país, y en particular la grave situación económica que atravesamos, muchas veces resulta necesario a las Cámaras Empresarias, tomar decisiones para considerar el momento crítico de la economía regional y nacional, considerando particularmente la situación de sus asociados.

La imposibilidad de realizar reuniones presenciales conlleva la paralización de los órganos colegiados, lo que se traduce en la dificultad de adoptar decisiones sociales.

Es aquí donde resulta necesario destacar la posibilidad legalmente establecida, de  realizar las reuniones de órgano de administración y/o asambleas, mediante la modalidad “a distancia”, a través de medios o plataformas digitales o informáticas.

Es así que el Código Civil y Comercial de la Nación, sancionado por la ley 26.994,  en su artículo 158 establece que, para las personas jurídicas privadas,  “El estatuto debe contener normas sobre el gobierno, la administración y representación y, si la ley la exige, sobre la fiscalización interna de la persona jurídica. En ausencia de previsiones especiales rigen las siguientes reglas: a) si todos los que deben participar del acto lo consienten, pueden participar en una asamblea o reunión del órgano de gobierno, utilizando medios que les permitan a los participantes comunicarse simultáneamente entre ellos. El acta debe ser suscripta por el presidente y otro administrador, indicándose la modalidad adoptada, debiendo guardarse las constancias, de acuerdo al medio utilizado para comunicarse. b) Los miembros que deban participar en una asamblea, o los integrantes del consejo, pueden autoconvocarse para deliberar, sin necesidad de citación previa. Las decisiones que se tomen son válidas, si concurren todos y el temario a tratar es aprobado por unanimidad».

Es decir que, ante la ausencia de previsión estatutaria respecto de las reuniones a distancia, las mismas pueden ser celebradas, respetando los lineamientos dispuestos por el mismo artículo.

La Inspección General de Justicia, en el marco de su Jurisdicción de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, ha dictado la Resolución 11/2020, disponiendo la admisión de reuniones del órgano de administración o de gobierno de sociedades, asociaciones civiles o fundaciones celebradas a distancia mediante la utilización de medios o plataformas informáticas o digitales, cuando sean celebrados con todos los recaudos previstos en dicha Resolución.

Cabe aclarar que esta disposición resulta aplicable solamente,  durante todo el periodo en que por disposición del Poder Ejecutivo de la Nación, se prohíba, limite o restringa la libre circulación de las personas en general.

En el marco de la Jurisdicción de la Provincia de Buenos Aires, el organismo de contralor, Dirección Provincial de Personas Jurídicas, no ha dictado ninguna disposición/ resolución al respecto.

Sin perjuicio de ello, corresponde entender que la celebración de Reuniones de Órgano de Administración y/o Asambleas, a distancia, a través de medios o plataformas digitales o informáticas, se encuentran legalmente amparadas por lo dispuesto en el artículo 158 del Código Civil y Comercial de La Nación.

Es así que, ante la ausencia de previsión estatutaria de cada Cámara, resulta aplicable lo dispuesto por el artículo 150 del Código Civil y Comercial de la Nación que establece el orden de prelación normativo de las leyes aplicables a las personas jurídicas privadas que se constituyan en la República Argentina.

Conforme el citado artículo, las personas jurídicas privadas se rigen: 1. Por las normas imperativas de la ley especial o, en su defecto, de este Código; 2. Por las normas del acto constitutivo con sus modificaciones y de los reglamentos, prevaleciendo las primeras en caso de divergencia; 3. Por las normas supletorias de leyes especiales, o en su defecto, por las del Código Civil y Comercial de la Nación.

Ahora bien, establecida la posibilidad de realizar las reuniones a través de medios o plataformas digitales, es importante establecer los recaudos que deben tenerse en cuenta para considerar válida dicha reunión.

Como se ha expresado, en el marco de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, la Inspección General de Justicia  ha establecido especialmente los recaudos que deben tenerse en cuenta.

Para la Jurisdicción de la Provincia de Buenos Aires, la Dirección Provincial de Personas Jurídicas entiende que resulta aplicable lo establecido por el Artículo 158 del Código Civil y Comercial, sin efectuar ninguna consideración en particular.

Es por ello que, las asociaciones civiles que realicen sus reuniones o asambleas por medios digitales, deberán tener especialmente en cuenta los siguientes recaudos:

a) Que el acto sea consentido por todos los miembros que puedan participar de la reunión o asamblea.

b) Para que las decisiones tomadas en el acto celebrado sean válidas, el temario (puntos del orden del día) debe ser aprobado por unanimidad.

c) El acta se transcribirá en el libro de actas rubricado y debe ser suscripta por el presidente y otro administrador, indicándose la modalidad adoptada, debiendo guardarse las constancias, de acuerdo al medio utilizado para comunicarse.

d) Entendemos además que la reunión celebrada deberá ser grabada en soporte digital y el secretario u otro representante,  deberá conservar una copia en soporte digital de la reunión, para ser puesta a disposición de cualquier asociado que la solicite.

Sin perjuicio que resulta aconsejable oportunamente reformar el estatuto social, regulando en particular la posibilidad de realizar reuniones o asambleas a distancia, entendemos que la aplicación del art. 158 del Código Civil y Comercial de la Nación se impone como una herramienta sumamente valiosa, máxime en tiempos de emergencia y aislamiento impuesto por razones de salud pública, para que las Cámaras puedan continuar con su funcionamiento, preservando de este modo el asilamiento impuesto por la normativa de emergencia.